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Gestión responsable de contratistas y proveedores

Velamos por la integridad en las relaciones que mantenemos con nuestros proveedores y contratistas, con criterios excluyentes que se organizan en las categorías de medio ambiente, seguridad, comportamiento ético y derechos humanos. Este año hemos llevado a cabo más de 3.700 procesos de calificación y 821 auditorías a proveedores y contratistas.

Continuamos reforzando nuestra normativa y el sistema de gestión de nuestra cadena de suministro, a fin de asegurar que nuestros contratistas y proveedores mantienen un comportamiento acorde con los compromisos adquiridos por Repsol.

Durante 2011 hemos contado con la colaboración de 27.758 proveedores y contratistas procedentes de 85 países en el desarrollo de nuestras actividades

Hemos consolidado el proceso de revisión del cuerpo normativo para la gestión de proveedores, iniciado en 2010. Tras su aprobación en 2011, han entrado en vigor los cambios introducidos para reforzar nuestro proceso de calificación de proveedores, con directrices que desarrollan con un mayor nivel de detalle nuestro compromiso con el comportamiento ético y el respeto de los derechos humanos en nuestra cadena de valor.

Velamos por la integridad en las relaciones que la compañía mantiene con sus proveedores y contratistas, con criterios excluyentes que se organizan en las categorías de medio ambiente, seguridad, comportamiento ético y derechos humanos. Exigimos el cumplimiento de estándares internacionalmente reconocidos además de las disposiciones relativas a seguridad, medio ambiente, comportamiento ético y al respeto a los derechos humanos que se encuentran vigentes en nuestra normativa. Cuando algún proveedor o contratista no está en capacidad de cumplir con estos requisitos, no está autorizado a participar en peticiones de oferta ni puede ser adjudicatario de contratos.

Adicionalmente, nuestras condiciones generales de compras y contratación incluyen cláusulas donde también exigimos el cumplimiento de nuestras normas y procedimientos, de la legalidad vigente y de estándares internacionales como son la Declaración Universal de los Derechos Humanos de Naciones Unidas o la Declaración sobre los Principios y Derechos Fundamentales del Trabajo de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Como parte del Plan de Sostenibilidad 2012, durante el año 2011 se ha trabajado en una propuesta para reforzar las condiciones generales de compras y contratación con la inclusión de cláusulas que detallan nuestra exigencia de respeto por los derechos humanos y de mantener un comportamiento ético. A lo largo de 2012 se concretará esta acción, con la entrada en vigor de dichas cláusulas en las condiciones generales de compra y contratación.

Integración de la responsabilidad corporativa en el modelo de compras y contrataciones

Los cambios iniciados en 2010 en nuestra normativa y sistema de gestión, relacionados con aspectos éticos y de derechos humanos, han sido plenamente implementados en 2011:

  • Aplicación, en el proceso de calificación de proveedores, del cuestionario de calificación incluyendo el apartado específico de "Ética y Derechos Humanos", con preguntas básicas en el caso de niveles de criticidad bajos, y más detallado para el caso de proveedores que suministran bienes o servicios con niveles de criticidad "media" o "alta".
  • Valoración del comportamiento ético y el respeto de los derechos humanos en los procesos de calificación seguidos a partir de la entrada en vigor de la normativa.
  • Inclusión en la guía de auditoría, que se realiza para la calificación en rubros de criticidad alta, de un apartado específico para verificar, durante las visitas o a través de evidencias, los aspectos relativos a condiciones laborales, discriminación, libertad de asociación o trabajo infantil, entre otros.
  • Actualización del listado de los países y de los bienes o servicios que son considerados de mayor riesgo de corrupción y de vulneración de los derechos humanos. Incorporación de este criterio en la valoración del nivel de riesgo reputacional que puede sobrevenir por la relación con proveedores o contratistas.

Todos estos cambios normativos, al contemplar exigencias dependiendo del nivel de criticidad, afectan a todos los proveedores y contratistas que se encuentren en rubros de criticidad baja, media o alta.

Adicionalmente, en determinadas circunstancias se podrá considerar la conveniencia de aumentar las exigencias de calificación de un proveedor, aumentando su nivel de criticidad. Esta es una medida que se tiene en cuenta para la realización de contratos a largo plazo, con volúmenes de facturación elevados o en actividades que pueden generar importantes impactos en las comunidades cercanas.

Calificación de contratistas y proveedores

A través de los procesos de calificación, Repsol se relaciona con sus proveedores y contratistas, teniendo la oportunidad de conocer los mecanismos que éstos tienen establecidos para mantener un comportamiento que se ajuste a prácticas responsables.

Esta información es fundamental para poder gestionar adecuadamente los riesgos éticos, sociales y ambientales inherentes a la cadena de suministro, lo que a su vez nos permite identificar oportunidades para mantener una relación que genere valor para ambas partes y para la sociedad.

Antes de iniciar su relación comercial con nosotros, los proveedores y contratistas están obligados a superar un proceso de calificación, de acuerdo a la criticidad del bien o servicio que vayan a suministrar. Dicha criticidad, definida a cuatro niveles denominados muy baja, baja, media y alta, fija la exigencia del proceso de calificación.

Procesos de calificación de proveedores y contratistas
  2009 2010 2011
Procesos de calificación de proveedores y contratistas
Calificados 1.329 1.858 953
Calificados provisionalmente (98) 5 36 99
No aceptados 76 96 100
Descalificados provisionalmente - - 4
Contratistas de servicios
Calificados 2.451 3.190 1.991
Calificados provisionalmente 35 143 225
No aceptados 279 285 259
Descalificados provisionalmente - - 11
Proveedores de bienes y contratistas de servicios
Descalificados 108

Durante el año 2011 se ha reducido el número de proveedores que han finalizado su proceso de calificación o de recalificación. Esto se debe a que durante 2009 y 2010 se llevaron a cabo un gran número de calificaciones (más de 8.800 proveedores) y muchos de nuestros proveedores y contratistas seguían con su calificación vigente en 2011.

Se ha incrementado el número de procesos cuyo resultado final ha sido la asignación de una calificación provisional. Un porcentaje significativo de estos casos se ha debido a que, en el contexto de crisis económica en que nos encontramos, un importante número de empresas presentan un desempeño económico por debajo de lo esperado. Para evitar la no aceptación automática por este motivo, hemos decidido llevar a cabo una calificación provisional, acompañado de un seguimiento en la evolución económico-financiera del proveedor o contratista.

Como consecuencia de una evaluación de su desempeño negativa, o bien por no alcanzar los estándares mínimos exigidos durante el proceso de calificación, durante el año 2011 han sido descalificados provisionalmente un total de 15 de nuestros proveedores, siendo los motivos:

  • Incumplimiento de las condiciones del pedido o contrato: 11 proveedores.
  • Situación económico-financiera desfavorable: dos proveedores.
  • Conflicto legal entre el proveedor y nuestra compañía: un proveedor.
  • Sanción disciplinaria: un proveedor.

Adicionalmente, otras 108 empresas han sido descalificadas, sin límite temporal, porque han incurrido en causas graves que han justificado la retirada de su calificación. Ante la repercusión que tiene esta descalificación, fundamentalmente derivada de su duración indefinida, este tipo de decisiones requieren la aprobación del Comité Funcional de Compras y Contrataciones, máximo órgano de coordinación de la función de compras y contrataciones de la compañía. Los motivos de dichas descalificaciones son los siguientes:

  • Situación económico-financiera negativa: 96,3%
  • Aspectos técnicos o de calidad: 2,8%
  • Evaluación de desempeño negativa: 0,9%

Mecanismos de control

En 2011 se completaron 821 auditorías en 12 países. Nuestra normativa de compras y contrataciones exige la realización de auditorías a los proveedores cuya actividad pertenezca a rubros de criticidad alta.

Auditorías a proveedores y a contratistas
País 2009 2010 2011
España 200 111 68
Argentina 659 610 689
Alemania 1 1
Bolivia 9
Brasil 1 6
Chile 3
China 3 3 1
Ecuador 20 6 8
Estados Unidos 1 3
Francia 1
Italia 1 3 4
Japón 3
México 1
Perú 37 41 26
Portugal 26 14 13
Reino Unido 1
Rusia 3
Trinidad y Tobago 5
Venezuela 2 1 1
Total 967 798 821

El descenso en el número de auditorías en España y en Perú, con respecto a 2010, se debe a que en estos países disminuyó la necesidad de calificar proveedores de criticidad alta, ya que las calificaciones realizadas en años anteriores seguían vigentes.

Repsol lleva a cabo las auditorías principalmente a través de empresas externas contratadas. Contamos con la colaboración de dos empresas en España, una en Argentina y para el negocio de Upstream; una para Bolivia, Ecuador y Perú, y una para Portugal. Durante 2011, las empresas auditoras externas realizaron 803 de las auditorías. En algunas de las visitas está presente, acompañando a la empresa auditora, personal de Repsol. El resto de las auditorías, 18 en total, fueron realizadas exclusivamente por personal de Repsol.

Auditoría ética y de derechos humanos

Con entrada en vigor, en 2011, de los cambios que afectaban a la normativa de gestión de proveedores, se incorporó un apartado específico de ética y de derechos humanos en la auditoría de calificación de proveedores y contratistas.

Ahora, cuando realizamos una auditoría, verificamos in situ temas tales como:

  • Respeto de los derechos humanos:
    • Trabajo forzoso.
    • Trabajo infantil.
    • Discriminación y abuso.
    • Jornada laboral y compensación.
    • Libertad de asociación y negociación colectiva.
  • Comportamiento ético:
    • Corrupción.
    • Fraude.

Adicionalmente, la normativa incluye la posibilidad de realizar auditorías sociales para aquellos proveedores y contratistas para los que se detecte un riesgo reputacional muy elevado. El alcance de esta auditoría es, en su totalidad, la verificación del comportamiento ético y de respeto de los derechos humanos de estos proveedores.

Durante la auditoría, además de mantener reuniones con miembros de la dirección o gerencia, se realizan entrevistas personales con algunos trabajadores de la empresa. Contamos con una guía de auditoría, donde se incluye el alcance de la visita, detallando las evidencias que se deben solicitar para comprobar los asuntos de ética y derechos humanos antes mencionados.

A finales del 2011, con el objetivo de adquirir experiencia en este tipo de auditorías sociales, pusimos en marcha una prueba piloto, para lo cual hemos realizado 10 auditorías. Las empresas seleccionadas han sido en algunos casos proveedores directos de nuestra compañía, con un contrato y pedido; y en otros casos hemos "bajado" en la cadena de suministro y hemos auditado a subcontratistas, es decir, empresas proveedoras de nuestros propios proveedores.

En concreto, las auditorías se han realizado en:

  • España: dos auditorías a proveedores directos.
  • Marruecos: una auditoría a un subcontratista.
  • China: dos auditorías, ambas a empresas subcontratistas.
  • Perú: cinco auditorías a proveedores directos.

Para la selección de las empresas auditadas, tuvimos en cuenta los bienes o servicios que nos suministran estos proveedores y contratistas, focalizándonos en aquellos con un mayor nivel de riesgo: suministro de vestuario laboral, suministro de calzado, empresas de limpieza, servicios de seguridad, servicios de mantenimiento de estaciones de servicio, servicios de obra civil y de construcción de plataformas de exploración y de producción.

Actualmente se encuentra en fase de borrador una instrucción técnica, que completaremos en 2012, con el objetivo de definir las actuaciones a realizar en el caso de detectar incumplimientos éticos y de derechos humanos en nuestros proveedores.

Evaluaciones de desempeño

La evaluación de desempeño de proveedores es el proceso de valoración sistemática y documentada de los aspectos más significativos de la relación entre nuestros proveedores y Repsol. Tiene los siguientes objetivos:

  • Establecer un criterio de medida que permita la mejora continua y la toma de decisiones con la mayor objetividad posible.
  • Servir de criterio para mantener o modificar el estado de calificación de los proveedores o contratistas.
  • Seleccionar de proveedores para la participación en peticiones de oferta.

Se establece como obligatoria la realización de al menos una evaluación de desempeño anual para todos los proveedores de criticidad alta que hayan entregado algún bien, o realizado algún servicio, en los doce meses transcurridos desde la última evaluación.

Los aspectos sobre los cuales es imprescindible realizar la evaluación de los proveedores son:

  • Calidad: aspectos funcionales y/o de rendimiento del bien o servicio.
  • Gestión: aspectos operativos, de responsabilidad social y comerciales del proveedor.
  • Seguridad: relativa a las personas o a los bienes.
  • Medio Ambiente: de acuerdo con la legislación y normativa vigentes.
Evaluaciones realizadas 2009 2010 2011
Proveedores de bienes 375 132 615
Contratistas de servicios 931 1.324 1.281
Total 1.306 1.456 1.896

En la revisión normativa del 2011 se incorporó, como criterio de la evaluación de desempeño, la posibilidad de valorar aspectos de responsabilidad social, incluyendo cuestiones relativas a ética y derechos humanos. Durante el 2012 se pondrá el énfasis en que se incorporen de manera efectiva.

Según la gravedad y la frecuencia de los incumplimientos detectados, se establecen medidas para solventar la situación y se dan avisos formales; si la situación persiste, se rescinden los contratos o se toman decisiones de no renovación. Durante 2011 se rescindieron siete contratos relacionados con incumplimientos por parte del proveedor.

Gestión de los incumplimientos

A través de las auditorías de calificación y de las evaluaciones se pueden identificar incumplimientos de los proveedores, que afecten al desempeño de sus actividades. El objetivo último es que, tras esta identificación de asuntos, los proveedores mejoren sus procesos en un período de tiempo específico.

Los incumplimientos más comunes detectados durante las auditorías de calificación son los siguientes:

  • Insuficiente soporte documental de sus sistemas de gestión.
  • No se evidencia directrices ni soportes que garanticen el compromiso de la empresa con la responsabilidad social corporativa.
  • Se dispone de una política global de tolerancia cero contra la corrupción pero esta política no está disponible documentalmente. Los procedimientos para la aplicación de la política no están formalizados, y no se revisan periódicamente para mantener su efectividad y adecuarlos al momento actual.
  • La política contra la corrupción no establece explícitamente la obligación de los empleados a denunciar las posibles violaciones de la misma.
  • Se carece de un sistema o herramienta de quejas o reclamaciones para los empleados donde puedan denunciar la vulneración de sus derechos laborales y donde puedan denunciar casos de corrupción o soborno.
  • No tienen implantado un procedimiento para evaluar y seleccionar proveedores / socios que incluya estándares éticos, ambientales y de derechos humanos similares a los de la compañía.

En ningún caso hemos detectado en nuestros proveedores auditados la existencia de prácticas de trabajo forzoso ni trabajo infantil según la edad mínima para trabajar en cumplimiento con las leyes nacionales e internacionales. Tampoco hemos detectado situaciones de discriminación por razón de género, raza, color, religión u otras.

(98) En algunas ocasiones, un proveedor puede ser "calificado temporalmente" cuando se detecta que no cumple con algún requisito menor, lo que le impide adquirir el estado de "calificado". Se trata de una situación temporal que se considera superable en un corto período.